Brief – co to jest?

Chcesz stronę internetową, kampanię reklamową lub logo. Wszyscy wysyłają Ci formularze do uzupełnienia. Piszesz tyle, na ile masz czasu. Wysyłasz. Czekasz na oferty i w odpowiedzi dostajesz wyceny od 1 000 do 100 000 zł. Nie wiesz skąd takie rozbieżności, denerwujesz się i nie masz pojęcia co wybrać…tak często wygląda droga w naszej branży. Na szczęście z pomocą przychodzi brief (z ang. informować, streszczać), dokument, z informacjami dotyczącymi Twojej firmy i projektu, który chcesz zrealizować. Jest niezbędnym narzędziem do przygotowania oferty i późniejszego wdrożenia, tego czego chcesz i potrzebujesz.
 

Czy istnieje idealny formularz briefu? Jeśli tak, to jak go przygotować? Co powinien zawierać? Od tych pytań rozpoczęliśmy w Brandglow wielkie poszukiwania odpowiedniego rozwiązania.

Pomysł pierwszy: FORMULARZ ONLINE

Każdy potrafi go wypełnić, zostaje automatycznie przesłany. Dla nas bardzo wygodnie, więc szybciutko rozpoczynamy przygotowanie formularza.

Pytania. Ile powinno ich być? Jak bardzo szczegółowe? Bo nie chodzi o to, żebyś odpowiedział na nie byle jak lub męczył się z nimi tygodniami. To, co piszesz ma być kierunkowskazem wyznaczającym cel i sens projektu. Jeżeli znasz zagadnienia marketingowe wiesz, że poruszając jedno z nich, za chwilę pojawia się następne, a za nim jeszcze kolejne. Najprostszym przykładem jest przygotowanie zakładki kontakt na stronie www:

• Jaki zakres danych kontaktowych ma się znaleźć w zakładce? Podstawowe: adres, e-mail, tel. kontaktowy? Czy również NIP, Regon, KRS?
• Czy chcesz mapę dojazdu?
• Czy firma ma oddziały?
• Czy należy przedstawić dane kontaktowe do konkretnych działów, osób?
• Czy chcesz zdjęcia osób odpowiedzialnych za kontakt? Czy posiadasz takie zdjęcia?
• Chcesz formularz kontaktu na stronie?

TAK

• Czy ma zawierać tylko pozycję: Imię i Nazwisko, e-mail, miejsce na opis czy dodatkowe pola: telefon, podział na działy, pole wyboru (czyli checkbox – popularny „ptaszek”)?
• Czy klient ma mieć możliwość dołączenie pliku do formularza?
• Czy wszystkie pozycje mają być wymagane czy podanie dodatkowych danych jest dobrowolne?
• Na jaki adres mailowy ma być wysłana informacja z formularza? Na jeden czy na kilka?
• Czy ma być zastosowane zabezpieczenie CAPTCHA?

Odpowiadamy na powyższe pytania i mamy ją, wizję czytelnej i funkcjonalnej podstrony. Chwilę później nasz entuzjazm gaśnie… wkradają się wątpliwości. To pierwsza zakładka, jedna z prostszych, a w przypadku stron www jest ich dużo więcej. Do tego, projekty są różne. Nie chcemy odrzucić pomysłu, więc bierzemy pod uwagę wybór tematu formularza, ale chwilę później wiemy, że wiązałoby się to z przygotowaniem do każdego z zagadnień, którym się zajmujemy innego zestawu pytań. A co w przypadku, gdy będziesz zainteresowany stroną www oraz kampanią produktową? Przygotujemy brief do briefu? No dobra, załóżmy, że nam się udało, to i tak cały czas pozostaje pytanie: skąd Ty będziesz wiedział, czy wystarczy nam to co napisałeś? Czy zrozumiemy to tak, jak chciałeś?

Pomysł drugi: Spotkanie

Zgodziliśmy się, że formularz jest bardziej uciążliwy niż się spodziewaliśmy. Wiemy też, że potrzebujemy od Ciebie tych wszystkich informacji, więc przeanalizowaliśmy kolejną możliwość: spotkanie – u Ciebie, u nas, online. Najważniejsze, że możemy zadać Ci pytania i poprosić o doprecyzowanie odpowiedzi, rozpocząć dyskusję, zobaczyć emocje. Od razu możemy podzielić się z Tobą naszym doświadczeniem i zweryfikować zakres oferty. Niejednokrotnie mieliśmy sytuacje, gdy klienci w zapytaniu określali swoje potrzeby i samodzielnie próbowali dobrać narzędzia, a po rozmowie zestaw druków firmowych zmieniał się w pełną identyfikację wizualną, a ulotki i folder okazywały się zbędne.

Po dłuższym zastanowieniu, doszliśmy do wniosku, że to rozwiązanie pozostawia sporo do życzenia, ponieważ jest jak pierwsza randka, wiesz gdzie idziesz, ale nie masz pojęcia co się będzie działo. W przypadku randki jest to ekscytujące – jednak w momencie, kiedy stawiamy przed sobą biznesowe cele, lepiej zmierzać bezpośrednio do nich.

Pomysł trzeci: zestaw pytań + spotkanie

Idealne okazało się połączenie obydwu opcji. Po złożeniu zapytania, otrzymujesz listę pytań i wytycznych, tak żebyś mógł się przygotować: zebrać dokumenty i materiały, które mogą być potrzebne do projektu, zastanowić się kto z Twojego zespołu powinien w nim uczestniczyć, poszukać odpowiedzi. Gdy już wszystko wiesz, ustalasz termin spotkania, które ma na celu wspólne wypełnienie formularza brief.

Scenariusz nr 3 najbardziej nam się podoba i z naszych analiz wynika, że tak powstają najlepsze projekty, można zaoszczędzić dużo czasu, a satysfakcja ze współpracy rośnie!

Autorka: Beata Zalewska, Strategiczna z Brandglow